La comunicazione è il lavoro (anche se pensi di fare altro)
In genere c’è chi scrive codice, chi disegna interfacce, chi costruisce modelli complessi. Eppure, dietro ogni prodotto c’è una catena invisibile di persone che raccolgono e trasmettono informazioni: chi cerca i dati, chi li filtra, chi li porta a chi decide cosa costruire.
Dal 2016 abbiamo aiutato oltre 150 aziende, PMI e enti non-profit a strutturare la loro comunicazione interna e commerciale, misurando direttamente l’impatto di queste scelte sulle operazioni. Il punto è che questa catena funziona solo grazie a una competenza fondamentale: la comunicazione.
E non parliamo solo di email o meeting. Comunichiamo sempre, anche quando non diciamo nulla: il silenzio può diventare un messaggio. In teoria della comunicazione questa idea è stata formalizzata in modo netto: “non si può non comunicare”.
Se non diamo senso, le persone se lo costruiscono da sole—spesso nel modo peggiore possibile.
Nota pratica: non possiamo scegliere se comunicare o no; possiamo solo scegliere come farlo (e quanto spazio lasciamo all’interpretazione).
Metodologia e trasparenza
Quello che segue nasce da progetti reali di consulenza (casi e numeri riportati in forma aggregata o anonimizzata). Quando citiamo metriche, ci riferiamo a indicatori operativi semplici e verificabili (es. tasso di risposta = risposte ricevute / messaggi inviati nello stesso periodo), utili per capire se la comunicazione sta producendo azione, non solo “attenzione”.
Esempio misurato. In un caso, una piccola fondazione che stava perdendo donatori aveva trascurato la struttura dei messaggi di ringraziamento. Dopo una riorganizzazione essenziale (contesto chiaro, obiettivo esplicito, call to action con scadenza), il tasso di risposta alle email di follow-up è salito dal 12% al 31% in 60 giorni.
Abbiamo osservato errori ricorrenti:
- Assenza di call to action (chi deve fare cosa, entro quando);
- Testi lunghi senza struttura visiva (blocchi unici, nessun “gancio”);
- Linguaggio tecnico non spiegato (si presume conoscenza che non c’è).
In quasi tutti i casi, la correzione di questi tre elementi ha portato a miglioramenti misurabili (più risposte, più decisioni prese, meno tempo perso in chiarimenti).
Disclaimer: questo articolo è informativo e non sostituisce consulenza legale, HR o di compliance. Ogni organizzazione ha vincoli (persone, cultura, strumenti) che vanno considerati prima di “standardizzare” processi o policy.
Ecco allora otto principi pratici per farlo bene, ispirati all’esperienza di chi ha lavorato con grandi team e progetti complessi.
1. Struttura il messaggio a strati
Non tutti hanno lo stesso livello di attenzione. Dai a ognuno un “entry point”:
- 1 frase chiave per chi scorre;
- 3–5 punti per chi decide;
- dettagli per chi esegue o vuole capire il perché.
È lo stesso principio delle presentazioni efficaci: un messaggio principale, alcuni pilastri, e poi i dettagli.
Mini-template copiabile:
- TL;DR: cosa cambia (in una frase)
- Perché: contesto / vincolo / rischio
- Cosa fare: 3 azioni con owner
- Entro quando: scadenza e prossimo checkpoint
2. Pensa al pubblico “di seconda mano”
Non comunichi solo a chi è davanti a te. Il tuo messaggio viaggia attraverso le persone che lo ripetono ad altri. Se riesci a condensarlo in frasi brevi e facili da ricordare, moltiplichi l’impatto e riduci il rischio di distorsioni.
Test utile: “Se domani questa persona deve spiegare il messaggio in 20 secondi, cosa dirà?” Se non lo sai, non è ancora abbastanza chiaro.
3. Comunica in difesa
Chiediti: qual è l’interpretazione più cinica che qualcuno potrebbe dare alle mie parole? Ogni gruppo, piccolo o grande, ha almeno una persona pronta a leggere il peggio. Se lasci troppo spazio all’ambiguità, quel “rumore” diventa la tua comunicazione ufficiale.
Qui aiuta distinguere tra informazione e interpretazione: se non espliciti ciò che è certo, ciò che è ipotesi e ciò che è ancora in verifica, costringi gli altri a riempire i buchi.
4. Ripeti, ripeti, ripeti
La ripetizione non è ridondanza: è riduzione della perdita di informazione. Inoltre, ciò che non viene “ripreso” svanisce rapidamente dall’attenzione operativa.
Se vuoi che un punto resti, distribuisci la ripresa nel tempo: un primo annuncio, un promemoria breve, un recap quando serve agire. La ricerca sull’apprendimento e sul richiamo mostra che la distribuzione nel tempo migliora la ritenzione rispetto a un unico “blocco”.
5. Usa più canali
Alcuni leggono le email, altri ascoltano in riunione, altri ancora memorizzano meglio se vedono qualcosa scritto in chat o in una nota condivisa. Ogni canale che aggiungi aumenta la probabilità che il messaggio arrivi e venga ricordato.
Regola pratica: canale “push” (arriva a loro) + canale “pull” (dove lo ritrovano). Esempio: email + pagina di riferimento (wiki/drive) con la versione aggiornata.
6. Cura i canali
Non aspettare la crisi per costruire i tuoi spazi di comunicazione. Mailing list, chat aziendali, newsletter interne, town hall… sono canali che vanno coltivati costantemente, altrimenti nessuno li considera affidabili quando davvero servono.
Un canale “curato” ha tre caratteristiche:
- ritmo (arriva con una cadenza riconoscibile);
- standard (titoli, struttura, tag);
- manutenzione (link aggiornati, documenti non duplicati).
7. Comunica presto e spesso
Il silenzio è terreno fertile per i rumor. Non aspettare di avere certezza assoluta: meglio condividere ciò che sai, con la trasparenza di dire che potrà cambiare, che lasciare spazio al vuoto.
Formula che funziona: “Questo è ciò che sappiamo oggi” + “questo è ciò che stiamo verificando” + “quando aggiorniamo”.
Quando le persone percepiscono un ambiente dove è sicuro fare domande e segnalare problemi, emergono prima le informazioni utili e diminuiscono gli errori nascosti.
8. Correggi le incomprensioni
Se ti accorgi che il tuo messaggio non è stato recepito come volevi, non dare la colpa al pubblico. Raccogli feedback, ascolta cosa è passato e assumi la responsabilità di chiarire.
Micro-processo in 3 mosse:
- Verifica: “Cosa hai capito che succede adesso?”
- Correggi: “Quello che intendevamo era…” (una frase, poi esempi)
- Conferma: “Qual è il prossimo passo concreto e chi lo fa?”
Comunicare bene è un processo iterativo, non un colpo singolo.
In sintesi
Molti leader (e non solo) faticano con la comunicazione perché vorrebbero pensarsi “solo parte del team”. Ma non funziona così: anche chi non ha un titolo manageriale è un riferimento per qualcuno.
Siamo tutti comunicatori, che ci piaccia o no.
E allora tanto vale investire per farlo bene: perché comunicare non è un extra del lavoro. È il lavoro.
Checklist operativa (da usare subito)
- Contesto in 2 righe: perché stiamo parlando di questo adesso?
- Decisione o richiesta: cosa deve succedere dopo aver letto?
- Call to action: chi fa cosa, entro quando?
- Un posto “fonte unica”: dove si trova la versione aggiornata?
- Second-hand test: si può ripetere in 20 secondi senza distorcerlo?
- Piano di ripetizione: quando lo ricordiamo (e con quale canale)?
Fonti e riferimenti
- Watzlawick, P., Beavin Bavelas, J., Jackson, D. (1967). Pragmatics of Human Communication (assioma: “one cannot not communicate”). PDF
- Shannon, C. E. (1948). A Mathematical Theory of Communication (concetto di “rumore” e perdita di informazione). PDF
- Cepeda, N. J. et al. (2006). Meta-analisi sul distributed practice effect (ripetizione distribuita nel tempo). PubMed
- Edmondson, A. (1999). Psychological Safety and Learning Behavior in Work Teams. SAGE | PDF
Revisione editoriale effettuata da Massimo Arteconi (CTO ICT) il 2 gennaio 2026.
